Aceptar sin revisar la declaración de renta sugerida puede convertir una herramienta de ayuda en el origen de una inconsistencia tributaria. La declaración sugerida es una ayuda para diligenciar, no una liquidación definitiva. La información que contiene puede modificarse, adicionarse o eliminarse. Por eso, el problema no está en utilizarla, sino en presentar datos incorrectos sin comprobarlos.
“Un borrador no reemplaza el análisis de cada persona. La información de terceros es un insumo, pero no sustituye los documentos que explican cada hecho”, señala Diego Fernando Urrea López, docente del programa de Contaduría de la Fundación Universitaria del Área Andina de Pereira.
Los puntos ciegos en la información de terceros
Entre los aspectos que deberían revisarse están los ingresos de diferentes fuentes, bienes y deudas al cierre del año, retenciones, beneficios tributarios y operaciones extraordinarias. Un movimiento bancario, por ejemplo, no necesariamente corresponde a un ingreso gravado: puede tratarse de una venta, un préstamo o un traslado entre cuentas propias, dependiendo de lo ocurrido realmente.
También es necesario evitar duplicidades y verificar que las deudas correspondan al saldo al cierre del período y no a su valor inicial. Para empresarios e independientes, la recomendación es conciliar facturación, recaudos y cuentas por cobrar, teniendo en cuenta su régimen y las reglas de realización aplicables.
El hecho de que un dato provenga de un banco, empleador o comercio tampoco significa que sea necesariamente correcto. Si existe un error en la información reportada por un tercero, el contribuyente puede solicitar por escrito su revisión y conservar el radicado, junto con certificados y comprobantes. La declaración debe sustentarse en la realidad demostrable y no simplemente reproducir un dato equivocado para hacerlo coincidir con el sistema.
Billeteras digitales y la trampa del uso personal
Las billeteras digitales también requieren orden documental. Un comerciante debe distinguir los pagos de clientes de préstamos, reintegros y traslados propios.
Por eso, resulta conveniente evitar, en lo posible, utilizar una misma cuenta como caja del negocio, ahorro familiar y canal de recaudo de terceros. Si esto ocurre, es recomendable llevar un registro que permita explicar cada movimiento.
La guía de 5 pasos para auditar el borrador
Revisar la declaración sugerida no requiere necesariamente conocimientos contables avanzados. Urrea López propone cinco momentos:
1. Reunir: juntar los certificados y la declaración del año anterior.
2. Descargar: consolidar la información disponible reportada por terceros.
3. Comparar: cotejar los ingresos con sus soportes reales.
4. Verificar: auditar bienes, saldos de deudas al cierre y retenciones.
5. Ajustar: revisar y justificar cualquier diferencia antes de presentar.
Una herramienta sencilla consiste en elaborar una hoja de trabajo con cuatro columnas: concepto, valor sugerido, valor respaldado y explicación de la diferencia. Así, cada modificación tiene un motivo documentado.
Las implicaciones del artículo 648 del Estatuto Tributario
Los errores que no se corrigen también pueden tener efectos posteriores. Una inconsistencia patrimonial puede repetirse año tras año y dificultar la explicación del origen de los recursos. En determinadas conductas, como la omisión de activos o la inclusión de pasivos inexistentes, el artículo 648 contempla una sanción del 200 % del mayor impuesto determinado, cuando proceda.
Por eso, la preparación no debería comenzar cuando se acerca el vencimiento. La recomendación es organizar los soportes durante todo el año: certificados de ingresos y retenciones, extractos, facturas, documentos de créditos, compras y ventas de activos y soportes de beneficios tributarios.
“La herramienta automática puede aportar información útil; lo que no reemplaza es el conocimiento de las circunstancias particulares”, concluye el docente.
