La implantación de la factura electrónica en Colombia no es opcional, las empresas están obligadas a utilizarla y así lo establece la agencia tributaria. “Lo que si pueden hacer –explica Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM- es elegir la manera cómo pueden cumplir con esta obligación y el sistema elegido les permita, además, mejorar su gestión y los resultados de negocio”.
En este proceso, las empresas colombianas pueden adquirir una de las soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado o utilizar la que facilita la DIAN, y ponerse en marcha. En ambos casos, la empresa se limita a cumplir con la norma, sin que este cambio le aporte un valor añadido, que es uno de los grandes fundamentos de la factura electrónica en otros países, donde su uso no es obligatorio. “Por eso si lo que la empresas quiere es, además de cumplir con los requisitos legales, mejorar su gestión y disfrutar de todos los beneficios que ofrece la factura electrónica, el primer paso debe ser buscar un proveedor que le asegure un cambio que aporte valor al negocio”.
Elegido el proveedor, el siguiente paso es realizar las pruebas correspondientes con la DIAN para asegurar que el sistema, técnicamente, hace llegar la factura en el tiempo, la forma y el formato electrónico que requiere la agencia tributaria. Verificados estos extremos, el siguiente paso es poner en marcha un proceso de emisión de facturas y hacerlas llegar a los clientes, verificando que se trata de un canal seguro y trazable, donde la factura que sale llega al cliente correctamente y tener la certeza y verificación de que el destinatario la ha recibido, la puede gestionar. Además, la empresa tiene que confirmar que le aporta valor real y un feedback de estados que mejora la gestión del día a día, sabiendo que la factura está correcta y no es necesario realizar ninguna modificación. O incluso, debe saber si te van a adelantar o a asegurar que la factura se va a cobrar en el plazo pactado, para poder mover y gestionar la tesorería que viene detrás a la hora de emitir una factura.
Pero el proceso de decisión no acaba todavía. El siguiente paso es saber y asegurarse de que el proveedor va a incorporar al sistema, puntualmente y de manera precisa, los cambios y modificaciones que realice la DIAN a lo largo del tiempo. La experiencia en todos los países latinoamericanos nos muestra que los sistemas se van ajustando periódicamente e incluso incorporan evoluciones técnicas, que implican adaptaciones tanto tecnológicas como en los procesos de negocio.
Según SERES, la mejor opción es contar con un partner de confianza que vaya guiando a las empresas en el proceso, que les acompañe en los cambios y que estos se den en tiempo y en forma, cumpliendo las disposiciones normativas, para que se cumpla con las novedades. Además, deben elegir un partner que les ayude en el proceso de negocio, que les asesore y, si es necesario, forme a los equipos, para que sean capaces de entender lo que pide la agencia tributaria y, desde su cumplimiento, diseñar las mejores estrategias de negocio y de relación con clientes y proveedores.
“Cuando se emite una factura en papel –señala Alberto Redondo- se envía en papel y el destinatario la tiene que recibir en papel pero cuando se emiten las facturas en formato electrónico hay clientes que piden que se emita en un formato determinado, para integrarlo en sus procesos de gestión, y otros que solicitan información adicional. Una casuística amplia y compleja que acompaña el proceso de adopción de la factura electrónica y que hay que tener en cuenta, porque va a formar parte de la evolución en el día a día del proyecto”.
