La factura electrónica no sólo es una pieza clave en la transformación digital de las empresas y de los negocios, sino que simplifica los procesos empresariales, los acelera y reduce costes. Más allá de su obligatoriedad, su uso ofrece una oportunidad de oro para modernizar las empresas colombianas.
Papel versus digital
Con la factura electrónica las empresas consiguen una mayor agilidad en la tramitación de las facturas, automatizándolas. Un ahorro de tiempo muy valioso que se puede emplear en otras actividades más productivas para el negocio. Para dar visibilidad a estas mejoras, SERES, pionero y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos ha cuantificado, en una comparativa, las diferencias que suponen para la rentabilidad del negocio el uso del papel o del formato electrónico.
Velocidad
La factura electrónica es más rápida: mientras que el tiempo estimado en la emisión de una factura en papel es de 1:33 minutos, con la factura electrónica, pasa a ser de 30 segundos.
Además, la emisión de una factura en papel lleva asociados una serie de procesos adicionales como el envío de la factura que tarda, de media, otros cinco días.
Frente a estos datos, el proceso completo de creación, envío y archivo de una factura electrónica se realiza en 30 segundos. Además, la factura electrónica no tiene errores de datos; no se pierde, porque existe una total trazabilidad sobre el envío, y ofrece el feedback del cliente al recibirla. Asimismo, en caso de discrepancias, se gestionan sobre un único interfaz, lo que facilita el proceso. Finalmente, la factura electrónica mejora la gestión de la tesorería, que está siempre al día.
Otro tanto ocurre con la recepción. La factura electrónica tiene un trámite más rápido, unos 2:30 minutos frente a los 9 minutos que requiere la gestión de la recepción en papel. Según los estudios realizados por SERES, la recepción en papel supone 1 minuto de manipulación del correo postal, 2 minutos para la verificación y revisión de la factura, 5 minutos para incorporar los datos y el registro de la factura en el sistema, y 1 minuto para archivar manualmente el documento.
El relato del proceso en formato digital es mínimo: recepción online inmediata, 2 minutos para la verificación y revisión de la factura y 30 segundos para su registro en el sistema y archivo. Además, la factura electrónica no tiene errores contables, y si los tuviese el sistema los rechaza automáticamente y su comprobación con el pedido y/o aviso de recibo es automática. Hay que destacar también que la factura electrónica se integra en procesos de aprobación automáticos y que no se pierde, ya que se almacena en los archivos electrónicos y está siempre disponible.
